Funciones del Auxiliar Administrativo Sanitario

Las funciones de un auxiliar administrativo en sanidad son más que necesarias

La gestión y administración de las citas de los usuarios, de los datos en el sistema informático, el apoyo material prestado, las tareas asistenciales que exige la institución correspondiente… Las funciones de un auxiliar administrativo en sanidad son más que necesarias.

Sus obligaciones pueden parecer sencillas y, sin embargo, la carga, el orden, la correcta gestión y el sinfín de cometidos a los que hace frente hacen que su figura sea imprescindible. En buena medida, el correcto funcionamiento de un hospital o centro de salud depende también de su trabajo. Sumergidos en un mundo de papeleo, los auxiliares administrativos sanitarios tratan de poner la burocracia en orden de forma correcta para evitar los problemas del futuro.

El trabajo de oficina implica el uso continuado de muebles, equipos informáticos, manejo de software, así como la exposición a determinadas condiciones ambientales de ruido, temperatura, humedad e iluminación, cuyo correcto diseño tiene una importante influencia sobre la comodidad, eficacia en el trabajo e, incluso, sobre la salud de los trabajadores y trabajadoras. La masiva incorporación de terminales de ordenador a los puestos de oficina ha hecho aumentar la incidencia de patologías ocupacionales que afectan a una parte importante de la población ocupada en el sector. Determinados problemas como:

Independientemente de los riesgos asociados a la actividad de trabajos administrativos por desarrollarse esta actividad en lugares y centros hospitalarios, los administrativos también están sujetos a riesgos específicos del lugar, como son los biológicos, los de turnicidad, etc.

Auxiliar administrativo en salud

A la hora definir las tareas, hemos de remitirnos a la normativa que así las regula. En este caso, la única referencia sobre las competencias de un auxiliar administrativo en Salud nos llevan a una Orden de 1984 que modifica el Estatuto del Personal no Sanitario de las Instituciones Sanitarias Públicas de la Seguridad Social de 1971. Según la mencionada Orden, los auxiliares se dedican a aquellos trabajos de “apoyo material, ejercicio y desarrollo respecto a las tareas administrativas de la Institución, así como las de secretarías de planta y servicios y las de preparación y tratamiento de los datos para la informática”. ¿Quieres información sobre la legislación? ¡Pulsa aquí!

Aunque esta Orden de 1984 fue derogada en 2003 por el Estatuto Marco del personal estatutario de los servicios de salud, una de sus disposiciones transitorias remite a la ley de 1971. Esta, a su vez, conduce a la de 1984. Por tanto, el contenido de la norma que regula las funciones de un administrativo sanitario sigue siendo el mismo.

En cualquier caso, como se puede ver en las competencias establecidas, el trabajo de los auxiliares en Sanidad poco dista del que desempeñan los auxiliares administrativos del Estado. El día a día especializado en los centros de salud u hospitales es la clave de la diferencia. La atención al público, la recepción de llamadas, la preparación de los datos informáticos, la organización de expedientes y su tramitación, la gestión de las citas en el servidor o la mecanografía de documentos son solo algunos ejemplos de funciones de un auxiliar administrativo en Sanidad.

De esta forma, se puede decir que deben tener capacidad para:

• Orientar y afiliar a los usuarios dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
• Ubicar al usuario no afiliado para ser atendido en las instituciones prestadoras de servicio de salud.
• Realizar la recepción del usuario a los servicios de salud.
• Facturar la prestación de todos los servicios, según la normatividad vigente.
• Manejar los valores correspondientes de caja por cada institución.
• Tener en cuenta la salud ocupacional para generar ambientes de trabajo óptimos.

Perfil profesional

El perfil profesional de un auxiliar administrativo de salud es que debe ser competente, con alta capacidad de escucha y diversidad humana, gran sentido de ética, capaz de desenvolverse adecuadamente en los diferentes escenarios de las instituciones de salud y ambientes humanos complejos, responsable, comprometido con las funciones administrativas y el manejo de dinero correspondiente, liderando procesos y promoviendo estilos de vida saludable.

Funciones auxiliar administrativo

• Posibilitar un nivel de calidad de atención desde las UTS (Servicio de Cita Previa).
• Atención al público, atención telefónica, atención de fax, hacer fotocopias…
• Elaboración, mantenimiento y actualización de ficheros y archivos varios.
• Manejo del equipo ofimática y creación/actualización de bases de datos.
• Gestión y manejo de programas.
• Apoyo administrativo a la gestión y seguimiento del Área.
• Registro.
• Estadísticas.
• Informes mensuales (p.e. del SAD).
• Información continuada del Servicio Social de Base.
• Gestión del cobro.

Por otro lado, en el cuadro de funciones del anexo IV del V Convenio Colectivo Marco Estatal de Servicios de Atención a las personas dependientes y desarrollo de la promoción de la autonomía personal (Publicación: BOE 79 - 01/04/2008) se diferencia:

Oficial/a Administrativo

Es el trabajador que actúa a las órdenes de órganos los directivos del centro y tiene a su cargo un servicio determinado dentro del cual, con iniciativa y responsabilidad, con o sin otros trabajadores a sus órdenes, realiza trabajos que exijan cálculos, estudios, preparación y condiciones adecuadas, tales como cálculos de estadística, transcripciones de libros de cuentas corrientes, redacción de correspondencia con iniciativa propia, liquidaciones y cálculos de nóminas de salarios, sueldos y operaciones análogas, de forma manual o mecanizada y, en general, todas aquellas actividades no especificadas anteriormente que le sean pedidas y que tengan relación con lo anterior.

Auxiliar Administrativo

Es el trabajador que, con iniciativa y responsabilidad restringida y subordinada a los órganos directivos del centro, realiza funciones de mecanografía, archivo y otras actividades de técnicas administrativas.

Técnico en gestión administrativa

Es el profesional encargado de los procedimientos de gestión de una empresa a través de sus aplicaciones informáticas y de la gestión administrativa del personal. Así, entre otras funciones, también debe realizar:

• Comunicación empresarial y atención al cliente. La comunicación es un punto vital en cualquier empresa, por lo que es preciso cuidar de ella. Algunas de las habilidades que desarrolla será las de realizar y transmitir comunicaciones dentro de la empresa con un lenguaje específico y adecuado, recepción de visitas y atención telefónica a clientes, gestión de la documentación de los mismos, gestión de reclamaciones, atención postventa y la aplicación de técnicas de comunicación adecuadas a cada situación.
• Operaciones administrativas de compra-venta. En esta área se encargará de la recepción y tramitación de la documentación administrativa y comercial con clientes externos e internos, la gestión administrativa del almacén, realizar actividades de pago y cobro, llevar a cabo trámites administrativos y realizar operaciones de compra-venta de productos y servicios, entre otras labores.
• Operaciones administrativas de recursos humanos. Prestará apoyo administrativo en el área de gestión laboral de la empresa, como puede ser la tramitación administrativa de los procesos de captación y selección del personal (contratos, nóminas, documentación necesaria, etc.).
• Operaciones auxiliares de gestión de tesorería. Las principales funciones que desempeñarás serán las de elaborar, controlar y vigilar el capital de la compañía, velando por su incremento y mejora; la contabilización de todas las operaciones relacionadas con la tesorería; como los cobros, los pagos, las transferencias y la previsión de intereses; y la negociación, control y seguimiento de operaciones monetarias.

Por otro lado, estamos asistiendo a cambios organizativos y de legislación en el ámbito sanitario. Estos cambios se reflejan en las Empresas Públicas Sanitarias, donde se han extinguido las categorías de Telefonista y Auxiliar Administrativo y se han convertido en Administrativo.

Asimismo, tareas que correspondían a administrativos y auxiliar administrativos se están empezando a realizar por otras categorías reconocidas recientemente, como los Técnicos Superiores en Documentación Sanitaria (archivos) y Técnicos Superiores en Rama Informática (operadores de ordenador/administrativos).

A nivel empresarial propiamente dicho, la profesión de auxiliar administrativo está orientada a realizar actividades elementales en centros privados o públicos, con diferencias y particularidades propias a las de nivel sanitario. Sin duda, son un elemento vital si se quiere llevar a cabo una buena gestión.

Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:

• Tramitar correspondencia, su entrada y salida.
• Recepción de documentos.
• Atender llamadas telefónicas y visitas.
• Cálculos elementales.
• Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
• Estar al día de la tramitación de expedientes.
• Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones y de reuniones.
• Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas.
• Tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.
• Tener amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.
• Ser una persona pro-activa y discreta, ya que maneja informaciones confidenciales e importantes.
• Llevar los asuntos secretariales, archivos, cartas, registros, entregas, cheques, etc.
• Tener capacidad de organización, con las documentación a su cargo y todas las responsabilidades de entrega.
• Tratar por todos los medios de llevar una agenda, dinámica y cumpliendo con todos los compromisos de sus superiores.
• Elaborar informes a jefes y gerente sobres sus entrevistas y reuniones con exactitud de las mismas.
• Apoyar en el departamento de contabilidad, confección de cheques, pagos y otros.
• Velar porque todo esté en orden y que la empresa se vea bien cuidada y dirigida.

En definitiva, la figura de la persona profesional del auxiliar administrativo es como una gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que éeste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.